Nous structurons et digitalisons vos fonds documentaires et archives pour en garantir la fiabilité, l'accessibilité et la conformité.
La gestion documentaire d'APEX INTERNATIONAL accompagne les organisations dans la structuration de leurs fonds documentaires : classement, sécurisation, numérisation et gouvernance de l'information. Cette mission est essentielle pour les administrations publiques comme pour les entreprises soumises à des obligations réglementaires strictes.
Au-delà de la conformité, une gestion documentaire structurée réduit considérablement les délais de recherche d'information, sécurise la continuité d'activité et facilite la prise de décision fondée sur des données fiables et accessibles.
Protéger vos documents sensibles contre la perte, la dégradation ou l'accès non autorisé.
Réduire drastiquement le temps de recherche d'un document ou d'une information.
Répondre aux obligations légales de conservation et de traçabilité documentaire.
Poser les bases documentaires nécessaires à toute transformation numérique ultérieure.
Nous combinons expertise archivistique traditionnelle et outils numériques pour construire un dispositif documentaire durable.
État des lieux exhaustif des fonds documentaires existants et de leurs conditions de conservation.
Conception d'un plan de classement et d'un référentiel de conservation adapté.
Digitalisation priorisée des documents les plus critiques ou les plus consultés.
Recensement et évaluation de l'état des documents et archives actuels.
Élaboration du plan de classement et des règles de conservation applicables.
Réorganisation physique et numérisation des documents prioritaires.
Formation des équipes et mise en place des règles de gestion pérenne.
Architecture logique de classement adaptée à votre organisation et à vos métiers.
Règles précises de durée de conservation et de destruction des documents.
Plan priorisé de digitalisation des documents les plus critiques.
Règles opérationnelles pour la production, le classement et l'archivage courant.
Mesures de protection physique et numérique des documents sensibles.
Sensibilisation et formation des collaborateurs aux nouvelles pratiques documentaires.
Peu de cabinets de conseil combinent une expertise archivistique rigoureuse avec une capacité réelle de digitalisation. Cette double compétence nous permet de proposer des solutions à la fois conformes aux exigences légales et adaptées aux usages numériques actuels.
Nous dimensionnons chaque projet aux moyens réels de l'organisation, en priorisant systématiquement les documents à plus forte valeur stratégique ou réglementaire.
Contexte : Une administration territoriale disposait d'archives accumulées sur plus de vingt ans, sans plan de classement ni règles de conservation, rendant toute recherche documentaire particulièrement laborieuse.
Intervention : APEX INTERNATIONAL a audité l'intégralité du fonds, conçu un plan de classement adapté aux services, numérisé les documents les plus consultés et formé les agents aux nouvelles procédures.
Résultat : Le temps moyen de recherche d'un document a été considérablement réduit, et l'administration dispose désormais d'un référentiel de conservation conforme à ses obligations légales.
Non. Nous recommandons une numérisation priorisée, ciblée sur les documents les plus critiques ou les plus fréquemment consultés.
Nos équipes sont soumises à des accords de confidentialité stricts et nous appliquons des protocoles d'accès restreint aux documents sensibles.
Oui, notre gouvernance documentaire couvre l'ensemble de vos documents, physiques comme numériques, pour une cohérence globale.
Nous vous orientons vers des solutions adaptées à vos besoins et à vos moyens, en toute indépendance vis-à-vis des éditeurs.
Un premier échange pour évaluer l'état de vos fonds documentaires et vos priorités.
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